Job Analys

 

Job Analys

 

          Menurut Herman Sofyandi (2008), Analisis jabatan merupakan suatu proses yang sistematis untuk mengetahui mengenai isi dari suatu jabatan agar seseorang dapat menjalankan tugas-tugas dalam suatu jabatan dengan baik.

Tujuan :

·       Menetapkan spesifikasi karyawan

·       Menentukan kebutuhan pelatihan

·       Menentukan peringkat

·       Mengembangkan metode

Manfaat :

1)    Untuk keperluan penarikan dan seleksi

2)   Untuk keperluan kompensasi

3)   Untuk keperluan penilaian kinerja

4)   Keselamatan dan Kesehatan

5)   Hubungan Karyawan dan Perburuhan

6)   Untuk keperluan pelatihan

TAHAPAN JOB ANALYS

1.    Planning the Job Analysis

·       Mengidentifikasi tujuan dari analisis jabatan

·       Memperoleh dukungan dari top manajemen

 

2.    Preparing & Communicating the Job Analysis

·       Mengidentifikasi jabatan dan metodenya

·       Meninjau dokumentasi jabatan yang sudah ada

·       Melakukan proses komunikasi kepada manajer dan karyawan

 

3.    Conducting the Job Analysis

·       Mengumpulkan data analisis jabatan

·       Meninjau dan menyusun data

 

4.    Developing Job Description & Job Specification

·       Membuat draft deskripsi dan spesifikasi jabatan

·       Meninjau draft dengan manajer dan karyawan

·       Mengidentifikasi rekomendasi

·       Menyelesaikan pekerjaan / deskripsi dan rekomendasi

 

5.    Maintaining & Updating Job Description & Job Specification

·       Memperbaharui deskripsi dan spesifikasi jabatan saat organisasi berubah

·       Meninjau secara berkala semua jabatan

 

PEDOMAN

Sebelum menganalisa jabatan, beberapa hal yang perlu diperhatikan :

·       Buatlah analisa jabatan melibatkan HRD manager, karyawan, dan supervisornya. HRD manajemen akan mengobservasi karyawannya saat melakukan pekerjaan dan bersama supervisornya mengisi kuisioner berdasarkan job duties yang kemudian akan di review dan di verifikasi bersama.

·       Pastikan baik pertanyaan maupun prosesnya jelas bagi karyawan.

·       Gunakan lebih dari satu alat bantu analisis jabatan. Jangan hanya bergantung pada kuisioner, kadang juga diperlukan wawancara lanjutan.

METODE

1.  Wawancara

Mewawancarai supervisor dan job holder untuk mengetahui tugas, aktivitas, dan beban kerja, serta tanggung jawab lain.

Keuntungan :

Metode sederhana, cepat, dan fleksibel untuk mengumpulkan informasi lebih mendalam

Kelemahan :

Time-consuming. Rentan bias informasi karena pekerja cenderung melebih-lebihkan informasi

 

2.  Diskusi Panel

Mengumpulkan para ahli, misalnya manajer senior, pekerja senior, atau konsultan untuk dimintai informasi terkait jabatan tertentu.

Keuntungan :

Mengurangi bias karena informasi dari para ahli

Kelemahan :

Membutuhkan banyak waktu dan biaya

 

3.  Kuisioner / Angket

Job holder diminta untuk mengisi pertanyaan kuisioner yang berkaitan dengan pekerjaan mereka

Keuntungan :

Metode cepat dan murah Efisien diterapkan pada pekerja dengan jumlah banyak

Kelemahan :

Time-consuming. Karyawan terkadang salah memahami pertanyaan

 

4.  Buku Harian / Log Book

Meminta para karyawan mendeskripsikan keseharian aktivitas kerja mereka dalam sebuah log-book

Keuntungan :

Mendapat gambaran lengkap terkait aktivitas kerja

Kelemahan :

Informasi tidak lengkap bila job holder/karyawan lupa mengisi log book

 

5.  Observasi

Mengamati dan mencatat secara langsung ketika pekerja / job holder melakukan tugas dan kewajiban.

Keuntungan :

Cocok untuk jenis pekerjaan fisik yang dilakukan berulang

Kelemahan :

Tidak cocok untuk pekerjaan dengan aktivitas mental Informasi tidak lengkap, apabila salah satu aktivitas kerja terlewat

 

6.  Kombinasi

Analisis dengan menggabungkan beberapa metode analisis pekerjaan

Keuntungan :

Memungkinkan pengumpulan informasi yang lebih lengkap

Kelemahan :

Time-consuming

 

7.    Teknik Analisis Pekerjaan Kuantitatif

Menggunakan kuisioner kuantitatif untuk membandingkan kinerja antar karyawan sehingga dapat diklasifikasikan untuk keperluan gaji 

Keuntungan :

Informasi yang dihasilkan lebih objektif

Kelemahan :

Informasi yang didapatkan kurang terperinci

 

8.    Analisis Pekerjaan Berbasis Internet

Mengumpulkan informasi menggunakan kuisioner berbasis internet dengan minimal intervensi dan panduan

Keuntungan :

Lebih efisien serta mempersingkat waktu dan biaya

Kelemahan :

Cara pengisian yang rumit

Bentuk Penyajian Analisis Jabatan

1)  Job Description

Keterangan berisi tugas, peran, dan tanggung jawab sebuah jabatan tertentu

2)  Job Classification

Penggolongan jabatan berdasarkan klasifikasi tugas dan klasifikasi peringkat

3)  Job Spesification

Pernyataan minimal seorang karyawan menduduki jabatan tertentu

4)   JobDesign
Penyusunan struktur organisasi baru atau rancangan ulang suatu pekerjaan
Bentuk : perluasan jabatan, pengkayaan jabatan, dan nilai jabatan

 

 

DAFTAR PUSTAKA

Dessler, G. (2013). Human Resource Management 13^th Edition. London : Pearson, pp. 110-118.

Sugijono. (2016). “Analisis Jabatan dalam Manajemen Sumber Daya Manusia”. Orbith: Majalah Ilmiah Pengembangan Rekayasa dan Sosial, 12(1).

Shinta Tanumihardjo, A. H. (n.d.). Pengaruh Analisis Jabatan Terhadap Kinerja Pegawai. Jurnal Administrasi Publik.